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关于印发柳州市食品药品监督管理局档案管理办法的通知

发布日期:2016-09-18 17:31      
  柳食药监办〔2016〕52

  关于印发柳州市食品药品监督管理局档案管理办法的通知

市食品药品稽查支队,局机关各科室、各中心:

  为加强档案管理,实现档案管理的规范化、制度化,有效地为我局各项工作服务,根据《档案法》《档案法实施办法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等档案管理法律法规规定,结合我局实际,制定了《柳州市食品药品监督管理局档案管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。

                                柳州市食品药品监督管理局

                               20169月18

           柳州市食品药品监督管理局档案管理办法                                     

  为加强档案管理,实现本局档案工作法制化、规范化管理,有效地为机关工作和社会服务,根据《档案法》、《档案法实施办法》、《广西壮族自治区档案管理条例》等档案管理法律法规,结合本局实际,制定本办法。

  一、建立档案工作管理体制

  为加强对档案工作的领导,市局成立由局长任组长、分管局领导任副组长、各部门负责人为成员的局档案工作领导小组,局办公室主任兼任局档案管理领导小组办公室主任。局办公室设立兼职档案管理员,具体负责档案管理日常工作。各部门指定一名兼职档案员,负责收集、整理、移交本部门形成的文件材料。

  二、档案管理部门的主要任务

  (一)负责管理局机关的全部档案,积极提供利用,为机关工作和社会提供服务。

  (二)负责局机关各门类、载体档案的接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作,并按要求向市档案馆移交应进馆的档案。

  (三)负责对各部门文件的收集、整理、移交等进行指导、监督和检查。

  (四)制定和执行档案管理制度,确保档案实体和档案信息的安全。

  三、各部门职责

  各部门不得无故延期或不交应归档的文件材料,因工作需要留存的,自备重份或复印件,原件须移交局档案室归档。 

  (一)负责本部门文件材料的形成、收集、整理、移交等工作。

  (二)确保归档文件材料齐全完整。即:每项工作所形成的文件材料要齐全完整;每份材料要齐全完整,页数要齐,内容要完整。

  (三)应归档的文件材料要按其历史联系,区分保存价值,分类整理。

  (四)每年于5月底前将上年度应移交归档的文件材料连同文件材料移交目录(见附件2)移交档案室,目录一式2份,各存1 份。

  (五)根据档案形成的特点,认真做好平时各门类档案的收集工作。

  四、有专门档案立卷归档任务部门的职责

  (一)根据本部门产生专门档案文件材料的内容,编写保管期限表,并经本部门负责人同意审核后,报档案室备案。

  (二)负责本部门专门档案文件材料的形成、收集、整理、立卷、移交等工作。

  (三) 每年于5月底前将上一年度(会计档案为前一年度)应归档案卷编写移交目录后一同移交档案室(见附件3)。目录一式2份,各存1 份。

  (四)根据档案形成的特点,认真做好平时档案立卷工作。

  五、文件材料归档范围

  归档文件材料包括文件、资料、图表、信函、凭证、笔录原件、照片、录音、录像、软件系统程序、电子文件、印章、实物等各种门类的历史记录,以及存储文件的光盘、磁盘等载体。

  (一)文书档案归档范围,参看《柳州市食品药品监督管理局文件材料归档和文书档案保管期限的规定》(见附件1)。

  (二)特殊载体归档范围,包括照片、声像、电子文档等。

  (三)会计档案归档范围,按照《会计档案管理办法》第六条规定的会计档案归档范围。

  (四)实物档案归档范围,包括各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾、印章等。

  (五)设备仪器档案归档范围,包括专用设备、特种设备、车辆等从购置、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图片、文字说明、凭证和记录等文件资料。

  (六)基本建设档案归档范围,按照有关建设单位基本建设项目档案管理规定的文件归档范围。

  (七)行政执法案卷归档范围,包括行政处罚案卷、行政诉讼案卷等。

  六、 文件材料整理要求

   (一)文书档案整理遵循综合资料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 

  (二)音像、实物等档案资料,在移交目录中标注时间、地点、活动主题、责任者等内容。

  ()组卷装订的品种档案(会计档案、执法案卷等)应逐项填写案卷封皮,案卷题名要简明,确切地反映卷内文件材料内容。

  七、档案借阅要求

  各科室和个人向档案室借阅档案的,须经相关部门负责人和分管领导同意,并提交“档案借阅审批表” (附件4)。对重要、珍贵的档案资料,一般不提供档案原件。

  八、其他

  二层单位档案归档工作参照执行本办法。本办法自印发之日起施行,由办公室负责解释。

  附件:1.柳州市食品药品监督管理局文件材料归档和文书档案保管期限的规定

        2.柳州市食品药品监督管理局文件材料移交目录

        3.柳州市食品药品监督管理局归档案卷移交目录

        4.柳州市食品药品监督管理局档案借阅审批表

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